Waar een offerte uit bestaat
Elke gratis wallcalculator op internet stopt bij de specificatie. Dat is geen vergissing: de fabrikant die hem publiceert, kent jouw inkoopprijs, je marge, je garantievoorwaarden en je btw-tarief niet – en zou ze ook niet afdrukken als hij ze wel kende.
Dus wordt de commerciële helft opnieuw gebouwd, slecht, in een spreadsheet, bij elke distributeur weer. Deze gids is die helft op papier: acht stappen in een vaste volgorde, en de drie plekken waar de rekensom ongemerkt niet meer klopt.
De volgorde doet ertoe. Korting komt na alle regels, btw komt na de korting, en de betalingsverdeling deelt het bedrag inclusief btw. Verander de volgorde en je verandert het getal.
1. De schermregel
De cabinets zelf, en het grootste getal op de pagina. Er zijn twee manieren om die regel te schrijven, en ze zijn niet uitwisselbaar:
- Per cabinet. Aantal × cabinetprijs. Dat is tegenwoordig de standaard: fine pitch wordt per cabinet ingekocht en verkocht, en de prijs per vierkante meter wordt achteraf afgeleid om te vergelijken.
- Per vierkante meter. Oppervlakte × prijs per m². Nog steeds juist voor outdoor en verhuur, waar de cabinetformaten variëren en de branche in oppervlakte denkt.
Prijs je per vierkante meter, dan moet de oppervlakte echte precisie hebben. Een wall van 12,960 m² tegen € 1 450/m² is € 18 792. Rond je de oppervlakte eerst af op 13 m², dan heb je € 18 850 geoffreerd – € 58 marge weggegeven door een weergaveconventie. Intern verdienen oppervlakten zes decimalen, ook al wil niemand ze lezen.
2. Je coëfficiënt
De margevermenigvuldiger, uitgedrukt als percentage waarbij 100 de prijs ongemoeid laat. Een coëfficiënt van 148 maakt van een cabinet van € 830 een verkoopprijs van € 1 228,40.
Drie niveaus, de meest specifieke wint:
- Op het product – omdat een processor en een cabinet niet dezelfde marge dragen.
- Op het project – omdat een scherpe aanbesteding en een vaste klant dat ook niet doen.
- Op het account – de standaard waar alles op terugvalt.
Leg de voorrang één keer vast, voordat het rekenen begint. Een offertetool die jou vraagt welke coëfficiënt geldt, heeft zijn werk op jou afgeschoven.
3. De aansturing
Meestal één receiving card per cabinet, plus een processor die is afgestemd op de totale pixellast. Het aantal kaarten is het makkelijke deel – dat is het aantal cabinets – en bij de processor gaan offertes mis, omdat zijn capaciteit in pixels wordt gemeten, niet in cabinets.
Een 4K-wall van 36 cabinets is 8,3 megapixel. Een wall van 36 cabinets op 2,5 mm met dezelfde afmetingen is minder dan 2 megapixel en heeft een veel kleinere processor nodig. Voor beide dezelfde controller offreren is óf geld laten liggen, óf een wall die niet aangaat.
Redundantie, als het project die vraagt, verdubbelt ruwweg de kosten van kaarten en bekabeling, en is nu veel makkelijker mee te nemen dan achteraf in te bouwen.
4. Reserveonderdelen en accessoires
Reservemodules en voedingen worden gewoonlijk geoffreerd als percentage van de schermregel – doorgaans één tot twee procent – en vaak weggegeven als goodwillregel, op nul gezet zodat de klant ziet wat hij krijgt.
Bij accessoires lopen offertes het verst uiteen: draagconstructie, afwerking, kabelsets, een servicetrolley, inbedrijfstelling, contentcreatie, training, transport en verzekering. Niets daarvan is in werkelijkheid optioneel, en het meeste ontbreekt in de eerste versie van elke offerte die ooit is geschreven.
5. Garantie
Meestal een toeslag als percentage van de schermregel, per niveau. Twee jaar kan inbegrepen zijn, drie jaar een toeslag van vijf of zes procent, vijf jaar meer.
Neem hem als percentage van de schermregel en niet van het subtotaal. De klant verzekert de cabinets, niet het transport, en een garantie berekend op het subtotaal laat hem stilletjes de inbedrijfstelling meeverzekeren.
6. Korting
Toegepast op de hele offerte, nadat alle regels zijn opgeteld. Twee dingen maken een korting veilig om te geven:
- De kostprijs kennen. Een offerte die je je eigen winst laat zien terwijl je de kortingsschuif verschuift, is meer waard dan welk beleidsdocument ook.
- Een plafond. Een maximale korting per gebruiker betekent dat een verkoper kan afsluiten zonder toestemming te vragen – en zonder de opdracht weg te geven.
7. Btw
Een percentage van het totaal na korting. Eén regel, moeilijk fout te doen – en het oorspronkelijke easyLED deed het vijf jaar lang fout door het totaal inclusief btw af te drukken op de regel met het label ‘btw’. Klanten zagen het. Zet bij de btw-regel de btw, en bij het totaal het totaal.
8. De betalingsverdeling
Bijna elke LED-order wordt gesplitst – vaak 40 procent aanbetaling en 60 procent voor verzending, soms met een inhouding tot de oplevering. De verdeling wordt genomen van het totaal inclusief btw.
Dit is de stap die op een afgedrukte offerte het vaakst zichtbaar fout is, en het is een afrondingsprobleem, geen rekenprobleem. Zie hieronder.
Waar de rekensom breekt
Drie fouten, allemaal aangetroffen in echte offertespreadsheets, allemaal te voorkomen.
De verdeling die niet optelt
Neem 40% en 60% van € 56 762,53. Los afgerond krijg je € 22 705,01 en € 34 057,52, samen € 56 762,53 – deze keer. Bij veel totalen komen ze een cent hoger of lager uit, en een klant die een offerte ziet waarvan de termijnen niet optellen tot het totaal, gaat aan al het andere op de pagina twijfelen.
De oplossing is verdelen in plaats van vermenigvuldigen: bereken elke termijn behalve de laatste, en laat de laatste het restant opvangen. Dan klopt de verdeling per definitie.
Afwijking door niet-afgeronde tussenwaarden
Als de schermregel niet op de cent wordt afgerond voordat het garantiepercentage ervan wordt genomen, en de garantie niet vóór het subtotaal, stapelen kleine binaire afrondingsfouten zich op in de keten en duiken ze op als een totaal dat een cent afwijkt van wat de regels zeggen. Rond af bij elke overgang, niet aan het eind.
Claims die de tekening niet waarmaakt
Een offerte die ‘16:9’ zegt over een wall die in werkelijkheid 28:15 is, doet een bewering die de klant met een rolmaat kan nameten. Vermeld de echte verhouding van de wall zoals hij gebouwd wordt, en noem de dichtstbijzijnde standaardverhouding ernaast als dat helpt – maar laat het vriendelijke label het feit niet vervangen.
Wat er verder in de offerte hoort
De commerciële keten is het deel dat moet kloppen. De rest is het deel dat de offerte getekend krijgt:
- Een tekening op schaal van de wall naast een menselijk figuur. Niets beantwoordt ‘is hij zo groot als ik denk?’ sneller.
- Het technisch datasheet – resolutie, oppervlakte, gewicht, vermogen, warmte, kijkafstand – zodat de elektricien en de constructeur van de klant met jouw document aan de slag kunnen.
- Een offertenummer in een systeem dat jij bepaalt, zodat het gesprek over revisies iets heeft om naar te verwijzen.
- Geldigheid en levertijd. LED-prijzen bewegen; een offerte zonder vervaldatum is een risico.
- Wat er niet in zit. Bouwkundig werk, stroomtoevoer naar de wall, netwerk, content. Ze benoemen is niet defensief: het is het verschil tussen meerwerk en ruzie.
easyLED PRO doet de hele keten vanuit je eigen catalogus en drukt beide documenten af in jouw huisstijl – en op die pagina staat een echt uitgewerkt voorbeeld, bij de build berekend door dezelfde engine in plaats van met de hand ingetypt.